2010年第一次聯誼賽在大家的熱情參與下落幕了，但是總是還是有未盡圓滿之處，為了讓下一次的活動能更加順利，希望大家能夠在這邊來進行檢討。

關於"活動辦的很好啊~"、"感謝大家啊~"這類的話，不用在這邊說(直接刪帖)，請盡量提出需要改進的部分，以及任何的建議事項。

會議開始~

這邊先自我檢討一下..

(事件)
當天我負責的部分文件沒有準備好，例如工作人員清單及聯絡方式，活動簡章及路線圖沒有印出來張貼。

(處理)
把以上文件列入軟硬體清單之內，並將清單設計成檢查單樣式。

(事件)
檢錄報到時,一團人擠在報到處,造成混亂。

(處理)
報到時可分組休閒及競賽分開報到,各組再依車隊為單位,
將報到的手續發給各車隊代表,以車隊為單位,加速報到的流程,
也可將賽事的注意事項與安全須知,交由各車隊負責人去宣導。

P：
身兼數職∼∼要工作又要參加比賽，疲於奔命∼∼
（當然是為了車隊成績）



D：
再多拐一些人來幫忙∼∼


C：下次主辦時針對工作人員分工、人數與『犒賞』作規劃

A：逐次改進∼∼

茲將對本次活動的建議, 整理如下, 請大家共同討論:


關於聯絡方式, 事實上當天有補強, 但是下次可以先處理.
可以在最後一次, 活動籌備會議就發給大家,或用短消息先傳給大家.


解決方案:
1. 延長檢錄時間(多5 分鐘),
2. 如同 天樂所言, 以車隊為單位最好, 簡化流程.
    非車隊者也要顧及到.

因為活動的屬性,保險部份是自己處理, 所以關於切結書的確實實施很重要...
這次活動就可發現, 所以檢錄時, 一定要確認所有參與活動的車友都有簽名才開始出發.

關於活動流程:
參與車友建議反過來實施,
競技組 公路車先, 再來 登山/ 小徑組, 然後才休閒組,
以此次活動的經驗看來,在安全上的考量會比較好.

從  開始  到  結束  所看到的問題是:   向心力的車友不足=工作人員不足

A.
1.原先網上公佈，休閒組出發點為，東管處入口處台11線上，07:30分出發。而後臨時更改為:東管處上面集合，再一同走下來出發。
2.原定07:30分出發，因檢錄參加的車友未準時提前檢錄，導致  07:40分才開始出發。
此上2ㄍ問題即造成十幾位車友，自行出發。

B.
工作人員不足，導致總指揮 Jada 與 天樂  也需下來充當工作人員，而無法照顧到所有的流程，最後行程有些混亂:1.頒獎禮品ㄉ組別分配  2.感謝狀 漏掉 (現在還在我這裡) 而無頒出  3.頒獎流程 無章程  4.無流程表讓主持人:黃醫師   手中無資料

C.
SPIN的受傷，讓我們聯想到，往後還是要有一台救護車及人員待命，以防重大事故。

D.
此次活動的機車機動組唯一部(建豪與阿薩姆)尚欠不夠，應增加至2組人員，使其有機動之效。

以上為小弟之淺見，此次活動也看到大家一同的努力了，希望我們還可以在壯大花蓮好棒有向心力的車友們，讓我們的以後的活動，可以辦ㄉ更完美，大家加油。
                                 

[ 本帖最後由 清泉 於 2010-1-26 13:34 編輯 ]

1.如果提早幾天就先實施簽切結書的方案，不知行的通嗎？

2.於危險路段加強在各討論版做安全宣導。
據鯊所知，好像有多次加強宣導。

3.如遇道路縮減或一線道，加強於路口安排工作人員提醒駕駛和參賽人員。
這個在終點處，必成也有一一告知要下山的駕駛....



不過，鯊還是忍不住要說，鯊看見無法用言語形容的團結力量
好棒的車友們，互助合作，還蠻感動的。



[ 本帖最後由 I_AM 於 2010-1-26 14:36 編輯 ]

缺少無線電設備，對於工作人員間的聯繫產生一些障礙
例如領先集團即將抵達折返點，或是穿越車道左轉上遠來
如果有無線電，交管人員可以及早應變，避免危險
甚至不會產生左右兩邊交管人員指揮不一樣
終點線也可以儘早準備計時....等等
當然這項設備費用較高，若有支援當然是更好

這是我的一個小建議

關於清泉兄提到：救護車(醫療照護)乙事，porker有淺見，分享一下。
●活動醫療救護站是否請自由車協會行文給衛生局，衛生局就會依搳內各醫療院所輪流出勤支援。
●簡易的創傷急救包，應備妥於活動中使用（是否要購置？）
●要清楚車友中是否有醫護背景(緊急時可先做醫療行為上的判斷處置)。

依當天SPIN情形，porker先下去查看後，發現除了右手軸傷口較大要至醫院處理外，
病患意識清楚，四肢仍能活動，頸部及肩膀處刺痛（疑似肌肉或神經受傷），
所以並無立即生命危險，固先下山找到當天競賽組的林醫師，請林醫師搭porker的車先去探視病患，
經林醫師初步判斷後，亦希望待救護車抵達後固定處理後送為宜。
當天除了TKM車友及羅胖陪同至醫院外，porker較熟悉醫院，加上為主辦單位，
所以也隨後到醫院協助處理檢查及聯繫事宜。以上報告∼

ps：peter要不要教大家PDCA的概念，這樣或許可以激盪出更多想法出來喔!!

如清泉所指出當天活動流程有點亂,確實是因為工作人員的配置不足,
且臨時調派人手導致原本的流程有些遺漏的地方。
這部分可以考慮看看,下次若舉辦這麼大型的活動,是否可以商請其他車隊的人員支援配合,
否則下次遇到超過200人以上的活動,人力的部分還是會很吃緊。
且主辦單位的人力及資源全都投入辦活動,卻沒有歡樂到也說不過去~~~~~
(我就是要辦活動這次才會騎不好的嘿~~哈哈 好藉口)  

宣傳的部分要再加強,很多前置作業可以在宣導活動時先強調,
至少要讓有意參加者在活動當天之前就知道所有訊息,
免得到現場又一堆人重複問一樣的問題,浪費效率。


交管的部份,原本經由花蓮自由車委員會申請交通大隊交管重要路口,
但當天剛好適逢總統到花蓮,所以所有警力吃緊(大貓也因勤務不能來參加),無法支援。
下次辦活動時,若有重要路口須要交管,也可試著提早提出申請,讓賽事更有保障。

設備的部分,考量到無線電設備,創傷急救包將會是活動的必要設備,(以及交管棒與工作人員背心)
若可以優先向自由車委員會申請採購保管,未來辦活動時這些必要設備就由自由車委員會提供支援,
比較不會造成主辦單位太大的負擔。

就主辦單位方便來說，例如本次不接受現場報名，就是因為人力物力吃緊，所以簡單化。
相對的其實事前就可以把很多事情公告出來，不過這邊又看到一個問題，很多報名的車隊，聽都沒聽過，並不是說沒聽過就不給報名，而是根本無法聯絡，甚至是不是幾個朋友合起來隨便取個名字就是一個車隊。

以車隊報名的用意應該是方便聯絡，但是後來變成我們公告我們的，他們自己玩自己的，註冊帳號報名後就不常上來論壇。其實說實在話，論壇的功能並不適合公告活動資訊，論壇是以對話式的方式進行，文件容易沈底，且資訊不易搜尋。但是目前好像還沒有適合公告活動資訊的地方。

有關車隊認證的問題我跟天樂會在自行車委員會內運作，想辦法整合花蓮地區的車隊資訊。東華戴教授那邊有晶片感應設備，假如能夠整合車隊資訊，未來對於各類比賽能夠使用晶片的機會會大增。

切結書部分我的想法不知道會不會有法律失效的問題：先把切結書內容確定，然後報名採用傳真報名，簽名(或是報名)就代表同意切結書內容。

這邊我先列出需要的文件清單，請大家再討論看看有沒有其他需要的文件：
1.工作人員清單、任務分配、聯絡方式
2.活動流程表
3.活動簡章及路線圖
4.簽到表(切結書)

以下是當天的硬體設備，請大家討論~
1.音響            *1
2.大聲公         *3
3.交管背心    *13
4.交管棒       *15
5.摺疊桌        *3
6.椅子          *10
7.帳篷           *1
8.醫藥箱         *1 (這個似乎可以改進，應該看不出來是個醫藥箱)
9.貨車             *1
10.發電機         *1
11.拱門            *1
12.立架            *2
13.延長線         
14.筆電

以下是我想到會需要的
15.文具用品(筆、膠帶、剪刀、刀片...)
16.垃圾袋+垃圾桶

[ 本帖最後由 Jada 於 2010-1-26 16:16 編輯 ]

最後行程雖然有些混亂, 但是現場還是洋溢著歡樂的氣氛, 應該是與花蓮車友間濃厚的情誼有關,
但是臨場的確有很多突發狀況, 無法立刻反應過來, 感謝狀的部份是因為很多贊助人都先離開了(只有
鯊鯊 在)(有特別請 鯊鯊當頒獎人), 所以才沒發, 事實上在現場, 有大聲念出贊助人的單位和姓名好多次, 雖然如此, 要在近日內送給他們,非常感謝他們.
這是 我個人初次主持, 尚待加強, 還請大家海涵包容, 下次會改進

另外建議, 下次要製作 活動與頒獎(包括幾份獎品)流程海報, 公告於舞台上,
使所有參加活動者清楚, 也可避免混亂的發生.


事實上, 活動流程的設計者並不一定需要參賽, 因為反而會顧此失彼, 造成雙輸,
這次的經驗, 可以累積到下次, 讓參賽者心無旁騖專心比賽, 工作人員順暢工作.


雖然如此, 但是論壇是我們之間的最大公約數, 其實這次的確是沒有做宣傳, 只是以花蓮好棒論壇為主,
但是有辦過此次之後, 下次可預計會更多車友參加, 而目前有限的人力, 才是問題的核心.


這個部份, 下次要規定留車隊代表聯絡電話, 以方便聯絡.

其他請大家補充, 感恩

[ 本帖最後由 trukudr 於 2010-1-26 17:30 編輯 ]

有時候，簡單也可以很有樂趣(甚至更多......)
無意潑冷水

只是回想鐵人兄舉辦了兩次聯誼賽，簡簡單單的
一樣也充滿了樂趣，所以我個人比較傾向回歸享受騎車的本質
不必在乎活動要辦得多盛大，獎品多豐富，人數有多少
大型活動就交給自由車委員會、自行車協會、鐵人三項協會、HAHAHE、極限運動協會.......等等

大家才能玩得盡興，賓主盡歡，畢竟大家都有工作、家庭需要照料

這邊說明一下~其實這麼盛大的活動....只有這一次啦~因為有很多的剛好
剛好跟花慈單車鐵騎社合辦
剛好大家都很熱心提供設備獎品的
剛好是今年開春第一炮~

所以把他弄的很大..

下一次(四月)輪回我們主辦時，就會是跟小兵你說的一樣啦~單純的聯誼賽

真的是沒有那麼多時間精力去玩這麼大的活動~

呼~~~
還好還好！
不然真嚇死大家了